Para começar, o que é o recebimento de mercadorias?
O recebimento de mercadorias é o processo que ocorre assim que as mercadorias adquiridas são entregues. Quando a mercadoria chega é preciso confrontar os dados do Pedido de Compra e a NF Física. É nesse momento que erros podem prejudicar a produtividade e as finanças, como as divergências entre a quantidade solicitada de determinado SKU versus a quantidade realmente entregue.
É importante se atentar a informações como: Prazo, Valor acordado, Quantidade de Produtos, Descrição dos Produtos e Data de Vencimento.
Como realizar a conferência de Produtos?
A conferência física dos produtos é muito importante no processo de recebimento, pois é nesse momento que avarias poderão ser encontradas, evitando que o produto vá para estoque ou até mesmo chegue ao cliente final com alguma irregularidade, como por exemplo prazo de validade vencido.
Uma prática muito comum é Conferência Cega, um processo de identificação e alinhamento entre o item que chegou fisicamente no estoque e o contido na nota fiscal.
Com o uso de um leitor, o conferente digita a quantidade de itens que está recebendo ou bipa diretamente cada produto. Ele não saberá o conteúdo das notas fiscais, sendo obrigado a realmente contar todos os itens que estão sendo entregues. Ao final, o sistema apontará as divergências da nota fiscal, podendo assim o conferente corrigir ou solicitar ao fornecedor os itens faltantes.
Como realizar o recebimento de mercadorias no Prosystem?
Após cadastrar as notas fiscais no sistema através do Gerencial ou através da importação do XML, optando pela opção de confirmar o estoque via nota cega, as notas ficarão pendentes para que possamos iniciar o processo de recebimento das mercadorias.
Para visualizar as notas que estão pendente de conferência, acesse no Admin Retaguarda: Produtos > Movimentação > Confirmação de Estoque. A seguinte tela será exibida:
As notas podem ser conferidas individualmente ou em bloco. Para conferir individualmente, posicione sobre a nota a ser conferida e clique em "Seleciona NF", em seguida clique em "Conferência". Para realizar a conferência em bloco, de várias notas do mesmo fornecedor, posicione em cima de uma NF e clique em "Conferência - Bloco", a seguinte tela será aberta para que você informe os parâmetros para seleção. Observe:
Você pode selecionar a data de lançamento das notas fiscais ou o intervalo de numeração. Após preencher os parâmetros, clique em "Executar", e as notas serão marcadas para processamento.
Para iniciar a contagem, clique em "Conferência". Você pode informar o código interno ou código de barras. Caso queira buscar o produto pelo nome, basta clicar no botão "Consulta Produto". Após isso, basta clicar em "Incluir". Faça isso com todos os produtos. Observe exemplo:
Quando a quantidade do produto bater com a quantidade da nota fiscal, um check azul irá aparecer ao lado do botão "Inclui Item", observe abaixo:
Caso o produto seja um medicamento controlado, será necessário confirmar o lote e vencimento marcando o check box "Confirma Lote" e "Confirma Venc.", observe exemplo:
Após fazer a contagem de todos os itens, clique em "Entrada". Caso as quantidades informadas estejam de acordo com a nota fiscal, o processamento será finalizado e o estoque será alterado. Caso tenha divergência na conferência, a seguinte mensagem será exibida:
Os itens divergentes serão exibidos na grid inferior, sendo possível corrigir as quantidades mediante senha do usuário. Para corrigir as divergências, basta clicar em "Editar Lote" quando for um produto controlado, ou "Editar Qtd" quando for um produto liberado. Veja exemplo abaixo:
Caso o lote esteja errado, basta clicar em "Excluir" ou "Incluir" para ajustar. Ao clicar em "Salvar", essa divergência será acatada pelo sistema, eliminando assim essa crítica. Faça isso com todas as divergências, e assim a nota será cadastrada no sistema o estoque devidamente alimentado.
Todas as notas que apresentarem divergência na contagem, poderão ser consultadas em Produtos > Movimentação > Notas Divergentes Confirmadas. A seguinte tela será exibida:
Procure pela nota que deseja visualizar as críticas, clique em "Seleciona NF" e em seguida clique em "Conferência". Os itens que foram aceitos com divergências serão exibidos na grid inferior. Observe:
Lembrando que, essa tela é apenas para auditar as notas que foram aceitas com divergência. Caso já tenha conferido o registro e deseja excluir, basta clicar no botão "Excluir".