O que é o controle de lote e validade

O controle de lote e validade faz parte do processo de rastreabilidade. Com ele você tem condições de mapear cada lote de produto recebido, saber em quais ocasiões eles foram utilizados e por sua vez, saber para quem você vendeu cada produto, suas datas de validade e a quantidade que cada cliente comprou, ou seja, um rastreio completo de todas as entradas e saídas. 

Implementar este controle traz inúmeros benefícios para a sua empresa, principalmente se você opera com produtos que necessitam de uma maior atenção, como os setores alimentícios, farmacêuticos e cosméticos. Dentre as vantagens, a garantia da não comercialização de produtos fora dos padrões de qualidade e consumo.

Realizando o controle de lote e validade, você terá a sua disposição uma série de informações e será capaz de responder perguntas como:

  • Qual fornecedor e em que nota fiscal chegou um lote de um determinado produto e qual era a sua validade?
  • Quais produtos podem vencer e que talvez caiba uma queima de estoque?
  • Quais clientes compraram um determinado lote de um determinado produto?

Para botar esse controle em prática na sua empresa, veremos a seguir, como configurar o sistema Prosystem para que seja feito esse controle de lotes e validades no ato da venda.

Configurando o Prosystem para controlar lotes e validades


Primeiramente, devemos verificar se os produtos que vamos controlar, possuem lotes e validades devidamente informados no cadastro. Para verificar os lotes, acesse no Admin Retaguarda: Produtos > Cadastro > aba 4-Dicionário/Lote/Grade. Esse preenchimento é feito de forma automática ao importar o xml de uma nota no sistema. Porém, alguns fornecedores não informam os lotes na nota fiscal, ou informam incorretamente. Sendo assim, é necessário redobrar a atenção ao entrar com uma nota fiscal no sistema, pois um erro na entrada pode interferir diretamente no processo final de venda. Veja exemplo dos lotes devidamente preenchido no cadastro de produtos:




Após verificar se todos os lotes estão preenchidos corretamente, temos que definir qual grupo ou subgrupo de produtos terão os lotes controlados pelo sistema e qual o critério para identificar os produtos pré-vencidos . Estes, por sua vez, terão um destaque na tela de vendas, para que o usuário os identifique facilmente, e dê prioridade na saída dos lotes que estão próximos do vencimento. 


Acesse Preferências (Alt + F11) no caixa, e preencha as opções:


01.01.61 - Controle de Estoque por Lote (Filtro Ex.:Produto.Grupo=XX ou 1=1 para todos) 

01.01.62 - Nº de Dias de Vencto do Lote para Prioridade de Venda 


Na primeira opção vamos definir o grupo ou subgrupo de produto que serão controlados, ou então colocar a expressão "1=1" para controlar os lotes e validades de todos os produtos.


Na segunda opção, vamos informar o número de dias antes do vencimento, para que esse produto seja destacado pelo sistema como "Prioridade de Venda". Exemplo abaixo: todos os produtos que irão vencer nos próximos 30 dias, o sistema marcará eles como prioridade de venda.  




Observação: o processamento de marcação do produto como "Prioridade de Venda" é feito de forma automática, sempre que o aplicativo copy.exe for executado (na maioria das vezes é executado automaticamente de 3/3 horas).


Com o cadastro de produtos/lotes conferidos, e com as preferências definidas, a seguir veremos como será feito a dispensação desses produtos no ato da venda.


Realizando a dispensação de produtos com seus respectivos lotes e validades



No ato da venda, os produtos que estão marcados como "Prioridade de Venda", tem a cor da letra marrom, para diferenciar dos demais produtos. Estes produtos, são os pré-vencidos. Veja exemplo abaixo do ACERTIL:




Após lançar todos os produtos na tela de venda, para concluir será necessário informar qual lote está saindo daquele produto. Após identificar o lote, basta clicar em "Gravar" que a venda será liberada. Veja exemplo:




Caso o produto não tenha lote, ou o lote esteja vencido, o sistema apresentará um alerta. Nesse caso, é necessário que seja feito o acerto no cadastro para prosseguir com a venda. 




Após concluir a venda, o lote será baixado do cadastro de produtos, e assim você poderá filtrar diversos relatórios de vendas, e também relatórios que mostrem os lotes que você ainda possui em estoque!